KI im Berufsalltag – diese 5 Praxisbeispiele solltest du kennen

Es ist noch nicht lange her, da war Künstliche Intelligenz noch Science Fiction. Doch inzwischen ist KI längst im Alltag angekommen, auch im beruflichen. Der Nutzen und die Vorteile von KI-Tools beschränken sich dabei nicht auf eine bestimmte Branche oder einzelne Berufe. KI kannst du also nicht entkommen. Umso wichtiger ist es, dass du sie sinnvoll nutzen kannst. Wir geben dir hier 5 Praxisbeispiele für den Einsatz von KI Berufsalltag.

Warum KI bei deiner täglichen Arbeit eine echte Unterstützung sein kann

Du kennst das sicher auch: Wenn du sich immer wiederholende, eintönige Büroaufgaben erledigst, wirst du müde und manchmal auch demotiviert. Das wirkt sich dann auf die Zeit aus, die du für diese Aufgaben benötigst. Und genau hier kommt KI ins Spiel. Künstlicher Intelligenz wird es nicht langweilig bei eintönigen Aufgaben. KI wird auch nicht müde oder fehleranfälliger, wenn die Aufgabe länger dauert. Gleichzeitig erledigt sie die Arbeit konstant, ohne langsamer zu werden.

Was bedeutet das für dich? Du sparst wertvolle Zeit, vor allem bei repetitiven Aufgaben. Du kannst Aufgaben automatisieren und so noch effizienter arbeiten. In einem weiteren Schritt kann Künstliche Intelligenz wie eine Assistenz für dich arbeiten. Sie hilft dir, deinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren oder kann Vorarbeiten für dich erledigen.

Das Gute daran: Die Nutzung von KI-Tools ist keine Raketenwissenschaft. Du kannst direkt loslegen und die KI bei Fragen auch um Hilfe bitten oder dir Dinge erklären lassen, die du (noch) nicht verstehst.

Hier kommen unsere 5 Praxisbeispiele, wie KI deinen Berufsalltag erleichtern kann:

Beispiel 1: Content erstellen mit KI-Tools wie ChatGPT

Kennst du das Problem, dass du vor der Antwortmail sitzt und nicht weißt, wo du anfangen sollst? Oder einen Text schreiben sollst, die Sätze aber nur quälend entstehen? KI kann dir bei der Content-Erstellung sehr gut helfen. Tools wie ChatGPT können dabei nicht nur texten, sondern auch gleich passende Bilder zu deinen Texten generieren.

Du musst aber nicht alles von der KI erledigen lassen. Sie ist auch perfekt dafür geeignet, dir Inspiration zu liefern oder z.B. Vorschläge für Headlines, Wortspiele und mehr zu liefern.

Prompts für ChatGPT helfen dir somit bei der Planung, Konzeption und dem Erstellen von Content. Du sparst damit viel Zeit und hast den Kopf frei für andere und neue Aufgaben.

Beispiel 2: Daten analysieren & Reports erstellen mit KI-gestützten Dashboards

Künstliche Intelligenz ist sehr gut darin, Muster zu erkennen oder große Datenmengen zusammenzufassen, zu gliedern oder verständlicher zu sortieren.

Das Schöne daran: Du musst z.B. nicht mehr alle Excel-Formeln auswendig kennen oder danach googlen. Bitte einfach ein Tool wie ChatGPT oder Gemini mit einem Prompt darum, dir die passende Formel für die Aufgabe zu liefern, die du brauchst.

Das hilft dir nachhaltig dabei, Daten schneller zu verstehen oder aber auch dabei, die gesammelten Daten ansprechender zu präsentieren.

Beispiel 3: Kundensupport automatisieren mit KI-Chatbots

Betreibst du einen Online-Shop oder bist du im Kundenservice tätig, kann dich KI auch hier tatkräftig unterstützen und dich entlasten. Das passiert am besten in Form von KI-Chatbots. Die smarten Helfer können erste Fragen von Kunden erfassen und meist schon passende Antworten liefern.

Das entlastet das Team im Kundensupport, spart Zeit und Kraft. Darüber hinaus gibt es für KI-Chatbots keine zeitliche Begrenzung. Du erweiterst damit den Kundenservice perfekt, sodass deine Kunden jederzeit Antworten auf die wichtigsten Fragen erhalten.

Die Bandbreite an Möglichkeiten mit KI-Chatbots ist groß. Das Gute auch hier: Du kannst klein anfangen und z.B. mit ChatGPT loslegen. Darauf aufbauend lassen sich ganze Frameworks und Workflows erstellen, die du in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.

Beispiel 4: Bilder oder sogar Webdesign erstellen mit KI (z. B. Midjourney, Canva AI)

Du brauchst noch schnell ein Visual für eine Social Media Kampagne oder du möchtest den Newsletter mit einer passenden Grafik aufpeppen? Oder benötigt ihr Design-Input für das neue Webdesign? Hier können KI-Tools wie Midjourney oder Canva weiterhelfen.

Auf der Basis von Prompts erstellt die KI für dich genau die Grafiken, die du benötigst. Dabei wird auch dein Corporate Design berücksichtigt, wenn du das möchtest.

Beispiel 5: KI im Projektmanagement: Aufgaben automatisiert planen und priorisieren

Wenn viele Tasks und Teammitglieder aufeinandertreffen, kann es selbst mit Projektmanagement-Tools unübersichtlich werden. KI-Tools wie Notion AI oder ClickUp AI helfen dir dabei, beim Projektmanagement die Übersicht zu behalten. Aufgaben lassen sich klar verteilen, die Tools erinnern an Deadlines oder geben Empfehlungen zur Vorgehensweise ab.

Das spart wertvolle Zeit.
KI kann dich auch beim Protokollieren von Video-Meetings unterstützen. Gemini im Google Meet oder Fellow fassen Meetings in wenigen Klicks zusammen, leiten Aufgaben aus den Meetings ab und versenden die Zusammenfassungen auf Wunsch automatisch an alle Meeting-Teilnehmer.

So kannst Du den Umgang mit KI lernen

Die meisten KI-Tools sind in der Basis-Version (noch) kostenlos. Das solltest du nutzen und dich mit dem Prompten vertraut machen. Probiere einfach mal aus, welche Aufgaben du an die KI übertragen kannst.

Um tiefer in die Materie einzusteigen, empfehlen wir die Weiterbildungen wie z.B. unsere Weiterbildung zum KI Manager. Wichtig ist vor allem, dass du neugierig bleibst und bereit bist, immer wieder dazuzulernen. KI-Systeme lernen nämlich mit dir mit und können dich so immer effizienter supporten.

Fazit: Du must kein Tech-Profi sein, um KI im Berufsalltag zu nutzen

Die rasante Verbreitung von KI-Anwendungen sorgt dafür, dass auch die IT nicht mehr nur ein privilegierter Bereich für diejenigen ist, die tief in der Materie drin sind. Das bedeutet für dich, dass du auch als Newbie problemlos mit KI einsteigen kannst. Der große Vorteil dabei: Bei Rückfragen hast du mit ChatGPT, Perplexity & Co. einen perfekten Sparringspartner, der dir jederzeit weiterhelfen kann, wenn du nicht weiterkommst. So werden KI und du bald ein perfektes Team in deinem beruflichen Alltag.